Uit Carp
Door Patricia Veldhuis

We vergaderen wat af met z’n allen. Een beetje manager is er zo’n negentig procent van z’n tijd mee bezig en holt van bespreking naar bespreking. Over het hoe en waarom van de Hollandse vergadercultus.
Werk, eigenlijk moet je er niet teveel over nadenken. Want wat doe je nou precies de hele dag? Een rapportje tikken misschien. Beetje nadenken. Uurtje bellen, of e-mailtjes beantwoorden. En praten. Vooral véél praten. Hoe ze haar kinderen uitlegde wat ze overdag deed., vroeg Carp een tijd geleden aan de directrice van Pink Elephant. ‘Mama doet praten’, antwoordde zij. En daar komt werk voor de meesten van ons inderdaad op neer. We vullen onze tijd met werkoverleg, besprekingen, bilateraaltjes en vergaderingen. Gemiddeld zijn we met z’n allen een kwart van onze werktijd aan het vergaderen. Let wel, gemiddeld, want hoe hoger je komt in de regionen van het bedrijfsleven, hoe meer er wordt vergaderd. Een beetje manager is er zo’n negentig tot honderd procent van z’n tijd mee kwijt. Die holt van de ene vergadering naar de andere. Is te laat voor de directievergadering omdat de aandeelhoudersvergadering uitliep en moet vervolgens z’n teamoverleg afzeggen.

Nederland is kampioen vergaderland. Dat komt, zo wil het verhaal, omdat we hier zo’n enorme consensuscultuur hebben. Het poldermodel, u weet wel. Iedereen mag en moet over alles meepraten, anders hebben we het gevoel dat we het niet goed doen. Wil de gemiddelde directeur in pak ‘m beet Frankrijk of Duitsland nog wel eens op eigen houtje een knoop doorhakken, een Nederlandse baas haalt dat niet in z’n hoofd. De consensusdrang zit metersdiep in zijn ziel ingebakken. Volgens socioloog en vergaderkundige Wilbert van Vree komt dat omdat er in ons land al sinds jaar en dag over alles overlegd moet worden. Neem bijvoorbeeld de waterschappen, een typisch Nederlands fenomeen, die werden van begin af aan al democratisch bestuurd, en ten tijde van de Republiek der Verenigde Nederlanden was geen enkel landsdeel hier machtig genoeg om alleen de dienst uit te maken. Ergo: de regenten moesten dus wel flink veel overleggen met hun collega’s om iets te bereiken.

Van Vree, die vijf jaar geleden het Vergaderkundig Bureau Van Vree opzette, heeft inmiddels z’n handen vol aan onze vergaderdrift. Hij organiseert regelmatig congressen en geeft in opdracht van overheid en bedrijfsleven workshops over het thema. Het kan namelijk stukken beter, vindt hij. Sneller en efficiënter en goedkoper. Want al dat praten kost niet alleen tijd, maar ook bakken met geld. ‘Als je het laag inschat’, zegt Van Vree, ‘kom je nog uit op een bedrag van 31 miljard per jaar. Neem alleen al de gemeentes: ambtenaren vergaderen zeker een kwart van hun tijd, als je dat uitdrukt in arbeidskosten heb je het al over een paar miljard.’ En dat wordt ongemerkt meer, want, ontdekte Van Vree, vergaderingen hebben de neiging om zichzelf uit te breiden. ‘Vergaderen leidt tot vergaderen: als je in een vergadering iets besluit, impliceert dat een volgende vergadering. De kans dat het meer wordt is dus groot.’ Om die vicieuze cirkel te doorbreken moet je van goed huize komen: vergaderingen zijn heilig in ons land. Probeer maar eens iemand te spreken te krijgen die de hele dag in vergadering zit: dat lukt dus niet. ‘Iemand die in vergadering of overleg is, mag alleen worden gestoord bij een werkelijk ongeval, zoals het overlijden van een familielid’, staat waarschuwend in het boek The Low Sky, Understanding the Dutch, een naslagwerk voor buitenlanders in Nederland.

Het gekke is, dat we tegelijkertijd allemaal net doen alsof we vergaderingen vreselijk vinden. Met een verveeld gezicht slepen we ons richting vergadertafel. Zucht, weer een hele ochtend ouwehoeren over niks. Maar let eens op de gezichten als zo’n bijeenkomst op het laatste moment niet doorgaat: Paniek! Want ondanks de voorspelbare saaiheid van het vergaderritueel, willen we er wel erg graag aan meedoen. Dat heeft alles te maken met de status die rond vergaderen hangt. Wie veel vergadert, is belangrijk. Het is net zoiets als zeggen dat je het waanzinnig druk hebt.
Vergaderingen zijn rituelen’, vertelt taalkundige Marjan Huisman die afgelopen maand promoveerde op een onderzoek naar besluitvorming in vergaderingen. Haar conclusie: die besluiten zijn nauwelijks te traceren, terwijl de deelnemers aan een vergadering het gevoel hebben dat ze wel degelijk knopen hebben doorgehakt. Dat komt omdat er een hoop andere factoren meespelen. Wie iets zegt, is minstens zo belangrijk als wat er gezegd wordt, en hóe iets wordt gezegd is misschien nog wel belangrijker. Iemand kan bijvoorbeeld enthousiast met een voorstel komen maar al halverwege z’n eerste zin van toon veranderen, omdat de directeur niet onmiddellijk gretig terugkijkt. Vergaderen, concludeert Huisman, is dan ook een acrobatisch spel van aanbieden, aftasten en terugtrekken. Waarbij het voorkomen van gezichtsverlies een van de belangrijkste doelen is. ‘Ik vergelijk het wel eens met voetballen’, zegt Huisman, ‘vergaderen is ook een teamsport. Een sport waarbinnen je mee moet spelen, anders is er niets aan. Het is heel vervelend als niemand jouw ballen oppakt. Je ziet altijd mensen die pas op het laatste moment iets willen zeggen en dan is het vaak te laat.’

En net als bij voetbal, zijn er ook binnen vergaderingen strikte regels. Neem bijvoorbeeld de tafelschikking: hoe losjes een bedrijfscultuur ook is, bijna overal heeft iedereen een vaste plek aan de vergadertafel. De directeur heeft bijvoorbeeld altijd de meeste ruimte. Die neemt-ie zelf in, maar anderen geven die ook, ze schuiven vanzelf een eindje op. ‘Ik probeerde tijdens mijn onderzoek om dat patroon te doorbreken’, vertelt Huisman, ‘door zelf ergens anders te gaan zitten, maar dat lukte me gewoon niet. Er gebeurde altijd wel iets waardoor ik weer op een andere plek moest zitten. Dat geeft wel aan dat die regels er niet zomaar zijn, blijkbaar passen de plekken bij wat mensen zien als een passende positie, bij hun hoogte in de rangorde.’

Moeten we het maar niet meer doen, al dat rituele gepraat? Nou nee, haasten de deskundigen zich te zeggen. Vergaderingen hebben namelijk wel degelijk nut. ‘Er wordt wel veel tijd en geld aan verspild’, zegt Huisman, ‘maar dat ligt op zich niet aan het fenomeen vergaderen. Het ligt eraan wie je bij elkaar zet. Zitten er mensen die er toe doen? Of zitten er mensen bij die er eigenlijk alleen voor agendapunt 26 zitten, dat werkt namelijk ontzettend frustrerend.’

En ook Van Vree ziet de noodzaak van vergaderen nog steeds duidelijk in: ‘Werk is zo ingewikkeld geworden’, zegt hij, ‘dat kun je niet met een paar eenvoudige instructies afdoen. Vergaderingen zijn nodig om de losse stukjes in een organisatie bij elkaar te brengen.’ Alleen, waarschuwt ook hij, doe het alleen als het zin heeft. ‘Ik kom een hoop overbodige vergaderingen tegen. Dan zit er weer een groep mensen om een tafel te praten over iets waarvan ik denk: had je dit niet even schriftelijk af kunnen handelen?’

Tips voor aangenamer vergaderen

Vergader voortaan staand. Is stukken sneller.
Reken uit hoeveel het kost, zo’n vergadering.
Ga niet op een vaste plek zitten.
Maak geen notulen, maar een actielijst.
Vergader gewoon niet, als het niet strikt noodzakelijk is