Het mes in het werkoverleg

Uit OndernemersZaken

Door Karin Counet

Nederland is een echt vergaderland. We besteden een vierde deel van onze werktijd aan vergaderen. Jaarlijks kost dat miljoenen gulden. Kan het niet een beetje minder?

Vergaderen kan inderdaad een stuk minder meent Vergaderdeskundige dr. Wilbert van Vree ‘Ik maak in de praktijk vaak mee dat in bedrijven, waar de vergadercultuur kritisch is bekeken, al snel zo’n 20 tot 30 procent minder wordt vergaderd. En dat betekent efficiënter, korter en goedkoper.’

Vanuit zijn kantoor in Amsterdam traint Van Vree bedrijven om hun vergadercultuur te veranderen. Als socioloog verdiepte hij zich bovendien in de geschiedenis van het vergaderen in Nederland en promomeerde hij op het proefschrift Nederland als Vergaderland’.
In Nederland wordt veel meer ‘vergaderleed’ geaccepteerd dan nodig is. Te vaak worden alarmsignalen niet opgemerkt of botweg genegeerd. In de loop der jaren is bovendien aan vergaderen een bepaalde status verbonden: hoe hoger men op de maatschappelijke ladder komt hoe meer er vergaderd wordt. De werktijd van vele topmanagers staat voor bijna honderd procent in het teken van vergaderingen.

Bij vergaderen wordt al snel aan discussiëren gedacht. Maar dat belemmert juist het ontwikkelen van ideeën. Discussiëren krijgt snel het karakter van debatteren en dat genre is meer geschikt is voor het voeren van parlementaire gesprekken. Deze manier van communiceren heeft, volgens van Vree, dan ook weinig te maken met het samen ontwikkelen en selecteren van ideeën en oplossingen.

Bespreekbaar Maken

Gijs van Lier, adjunct directeur operation bij agro-computer producent Fancom in Panningen, is na een training door Van Vree benoemd tot vergadermanager. Hij gaat de vinger aan de pols van het vergadercircuit houden en het vergaderen bespreekbaar maken.

Wij vergaderden op alle niveaus en vooral veel. Van Vree heeft die cultuur flink aangepakt en de tijd gereduceerd met 20 tot 25 procent. Enerzijds door veel effectiever te werken, anderzijds door de frequentie te verlagen.’ Bij Fancom beoordeelt iedereen de vergadering na afloop schriftelijk. Mijn taak is om aan de hand van de beoordelingen te kijken of de nieuwe vergadercultuur in stand wordt gehouden. Tot nu toe is dat inderdaad het geval vooral omdat alle medewerkers voor honderd procent achter de vernieuwing staan.’

Stoelen kweken zitvlees

De adviezen die Van Vree geeft aan bedrijven vatte hij samen in een Vergaderwijzer: een handig naslawerkje dat iedere ondernemer op zijn bureau zou moeten hebben.
Een greep uit de 50 tips: Vergaderen hoeft niet altijd zittend te gebeuren: stoelen kweken zitvlees, staan houdt de vaart erin. Het is beter twee korte vergaderingen te houden, dan één lange. Sta het berijden van stokpaardjes één keer toe en kap ze een tweede maal meteen af.

Het duurt niet lang meer of de functie van vergadermanager is in ieder bedrijf geboren. Want de economische noodzaak tot het managen van vergaderingen en het vergadercircuit zal alleen maar toenemen. De vergadermanager moet dan vooral de bevoegdheid krijgen om slecht
functionerende vergaderingen te stroomlijnen.