Enkele passages uit dit artikel, gepubliceerd in Trouw.
Door Deborah Jongejan

Vergaderen is discussiëren: iedereen mag zijn zegje doen en uiteindelijk moeten we het zoveel mogelijk met elkaar eens zijn.
Fout! Zulke vergaderingen zijn inefficiënt en duur. Ook de echte vergadertijgers krijgen dat nu door. (…)

Het zit in onze genen: vergaderen tot we een ons wegen en het liefst tot we het allemaal met elkaar eens zijn. Heel democratisch mag iedereen zijn zegje doen. Zo zien we het politici doen op televisie, zo doen we dat al jaren. Al dat vergaderen kost ruim 25 miljard euro per jaar (overheadkosten zoals reiskosten niet meegerekend) blijkt uit onderzoek in 2003 van onderzoeksbureau Interview NSS en vergaderkundige Wilbert van Vree. Vergadertijgers zijn vooral te vinden in de publieke sector, bij ministeries, gemeentes, de zorgsector en het onderwijs. Ook werknemers van banken kunnen er wat van. Directeuren vergaderen het meest: gemiddeld 70 tot 80 procent van hun werktijd.

‘Ten opzichte van andere landen is het bijzonder dat vergaderen in Nederland zo wijdverbreid is’, vertelt Van Vree, die is gepromoveerd op het boek Nederland als vergaderland en nu een organisatieadviesbureau heeft. ‘Iedereen vergadert, ongeacht welke positie. Zelfs de conciërge moet aanschuiven.’ Het begon al met de regenten in de Gouden Eeuw. Van Vree: ‘De regenten zaten heel de dag te vergaderen. In omringende landen regeerden koningen en keizers. Die vergaderden ook wel, naar achter de coulissen. Al dat vergaderen zijn we van elkaar gaan overnemen. Wie veel vergadert is belangrijk.’ Vanaf de jaren tachtig zijn nog meer mensen gaan vergaderen. ‘Er kwamen ondernemingsraden en werkoverleggen. Werkorganisaties gingen zich organiseren zoals de politiek. Democratisch, iedereen mag meepraten. Zo is er een vergaderstramien ontstaan dat we nu nog hebben.’ (…)

Volgens Van Vree moeten vergaderingen in het bedrijfsleven anders georganiseerd worden. ‘Een bedrijfssituatie per definitie niet democratisch, er is een hiërarchie van deskundigheden en functies’, zegt de vergaderkundige. De vergadermanier van de politiek en het verenigingsleven is erop gericht dat iedereen in principe gelijk is. Dat past niet bij een werksituatie. Daardoor duren vergaderingen te lang en hebben mensen te veel de mogelijkheid om hun – niet altijd deskundige – zegje te doen.’ Stemmen over een agendapunt kan bijvoorbeeld niet in bedrijven. Van Vree: ‘Zo krijg je een groep die voor is en één die tegen is. Het bedrijf is dan verdeeld. Je kunt niet meer goed samenwerken en één groep voelt zich niet gebonden aan een besluit.’

Een manier om efficiënter te vergaderen is volgens Van Vree mensen eigenaren maken van agendapunten. ‘Nu is het vaak zo dat agendapunten van iedereen zijn, dus van niemand, of alleen van de voorzitter. Dan heeft iedereen het idee dat ze er iets over kunnen zeggen.’ Het is doelmatiger om degene die binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor een bepaald besluit advies te laten vragen aan zijn collega’s. Let wel, advies – geen inspraak in de beslissing, want de eigenaar van het agendapunt is verantwoordelijk. (…)

Politiek en vereniging moeten democratie wel als uitgangspunt behouden, al mag het ook daar efficiënter. ‘Het eeuwige rondjesmodel, waarbij iedereen om beurten wat mag zeggen, kan beter weg’, zegt Van Vree. ‘Ook hier mogen mensen meer verantwoordelijkheid krijgen en eigenaren van agendapunten zijn. Daarnaast moeten politici en verenigingsleden meer prioriteiten stellen en alleen de belangrijke onderwerpen behandelen. ‘De voorzitter mag wel wat strenger worden: hij moet herhaling en uitweiding afkappen en hoeft misschien niet altijd iedereen het woord te geven.’ (…)