Uit representatief onderzoek blijkt, dat één op de drie Nederlanders vindt dat hij of zij teveel vergadert. Teveel vergaderen is al langere tijd een veelgehoorde klacht. Tegen deze ondeugd lijkt geen kruid gewassen. Meer inzicht in de kletswetten is nodig om hierin daadwerkelijk verandering te kunnen brengen.

In onze samenleving bestaat een sterke tendens tot vergaderen. Liever dan elkaar te lijf te gaan om de overwinning, bestrijden de meesten van ons elkaar met woorden. We hebben geleerd de voorkeur te geven aan discussiëren, onderhandelen en beraadslagen om tot een besluit te komen, gebaseerd op consensus, compromis of meerderheid van stemmen.

Op deze mooie, democratische ondergrond loert het gevaar van de overdosis. Er zijn vier wetmatigheden die zonder bewuste bijsturing snel leiden tot – een gevoel van – teveel vergaderen.
De eerste luidt: vergaderingen produceren vergaderingen. In vergaderingen worden afspraken gemaakt voor voortgangsbesprekingen, agendapunten opgeworpen voor nieuwe overleggen en nieuwe vergadergroepen en -commissies ingesteld.
Het tweede ‘mechanisme’ dat de toename van het vergaderen bevordert, is dat iedereen altijd iets wil zeggen over het onderhavige onderwerp. Dit is des te meer het geval, als het een onderwerp betreft waar je je geen buil aan kunt vallen.
De derde wet luidt dan ook: hoe onbelangrijker een onderwerp, des langer er over gesproken wordt. Over iets onbenulligs heeft iedereen wel een mening. En dat zal iedereen ook weten ook! Althans zolang als er tijd is. En dat brengt ons bij de vierde wet: de beschikbare tijd wordt altijd volgepraat.

Als het een taak van bestuurders en managers is om de vergaderdruk in hun organisatie dragelijk te maken en te houden, moeten zij de werking van deze wetten weten af te remmen.

©Vergaderkundig Bureau Van Vree.
Tel:   020-4120477