Hoe kan ik zwijgzame personen meer betrekken bij de vergadering ?
Stel hen vragen. Het liefst open vragen in de trant van: Wat vindt u…?, Heeft u ervaring met…?, Hoe zou u deze zaak aanpakken….?. Naast samenvatten en actief luisteren behoort vragen stellen tot de belangrijkste ‘wapens’ van een voorzitter om sturing te geven aan een gesprek.

Hoe kan men voorkomen dat in vergaderingen over onbelangrijke problemen en huishoudelijke zaken eindeloos gemekkerd wordt?
Dit verschijnsel staat bekend als de wet van Parkinson: hoe onbenulliger een zaak, des langduriger de beraadslagingen. Immers, over onbelangrijke zaken heeft iedereen wel iets te zeggen. Beperk de kans op dergelijke uitwassen door het streven naar consensus over de inhoud te vervangen door het streven naar overeenstemming over de meest geschikte ‘proceshouder’, dat wil zeggen een persoon of commissie die van de vergadering het vertrouwen krijgt om de adviezen van de vergadering gehoord hebbende de zaak af te handelen. Dat bij deze werkwijze de inhoudelijke stroom grotendeels verlegd wordt naar informele kanalen, lijkt me in vele gevallen een heilzame drainage.

Omdat de noodzaak daartoe plotseling dwingt, wil ik drie nieuwe punten als eerste geplaatst zien op de agenda van een vergadering die voor morgenochtend gepland staat. Wat te doen?
De koninklijke weg is: de voorzitter tevoren inlichten. Deze kan dan even rustig nagaan wanneer en hoe het punt te behandelen, zodat de geplande tijdslimieten gehandhaafd kunnen blijven en de deelnemers geïnteresseerd en gemotiveerd worden.
Bij het opstellen en aanpassen van een agenda is het raadzaam de urgentie van punten steeds te bezien in nauwe samenhang met het belang ervan. Hanteer de volgende regels: punten die urgent én belangrijk zijn gaan vóór punten die belangrijk maar niet urgent zijn. Deze laatste gaan weer vóór punten die urgent maar niet belangrijk zijn. Wat urgent noch belangrijk is, belandt in de denkbeeldige prullenbak.

Hoe kan ik als voorzitter al te spraakzame personen intomen?
Wanneer een voorzitter iemand de mond snoert met: ‘U bent nu wel lang genoeg aan het woord geweest’, is de kans groot dat de aangesprokene recalcitrant wordt. Beter is het te verwijzen naar de overige deelnemers, de agenda of de tijdsplanning. Bijvoorbeeld: ‘neemt u mij niet kwalijk dat ik u onderbreek, maar er zijn nog enkele deelnemers die over dit onderwerp iets te berde willen brengen’ of ‘heel interessant wat u daar zegt, maar ik denk dat we nu toch te ver afdwalen van het onderwerp’ of ‘zoudt u met het oog op de tijd uw betoog willen afronden’.

Vaak leid ik vergaderingen waarvan de uitkomsten heel belangrijk zijn voor ons bedrijf. Ik heb dan weinig oog voor de deelnemers. Met als gevolg dat ze aan het eind of na afloop nog met allerlei bezwaren op de proppen komen. Nu neem ik in dergelijke gevallen een collega mee die mij met elleboogstootjes, trapjes onder de tafel of briefjes moest waarschuwen als ik bijvoorbeeld niet opmerkte dat een deelnemer iets wil zeggen. Wat vindt u hiervan?
U heeft een persoonlijke oplossing gevonden voor het complex van voorzittersproblemen die optreden in het spanningsveld tussen resultaat en groepsgerichtheid. Die problemen doen zich vooral voor als de voorzitter tevens de manager of leider is van de groep die vergadert. Er zijn twee oplossingsrichtingen. De eerste is het uitbesteden van groepsgerichte taken en bevoegdheden aan anderen, zoals een gespreksleider of een tijd of beurtbewaker. De andere weg is het uitbesteden van inhoudelijke taken en beslissingsbevoegdheden aan de deelnemers, zodat men zich als voorzitter meer kan bezighouden met het groepsproces en zich inhoudelijk kan beperken tot het bewaken van de randvoorwaarden van het beleid.

Hoe belangrijk is humor in een vergadering?
Humor is smeerolie voor vergaderingen. Met een welgemikte kwinkslag kan een voorzitter een spraakwaterval tot stilstand brengen of een zwijgzame oester kraken. Lachen ontspant, verzet de zinnen en bevordert de creativiteit. Een grap of bonmot kan een vastgelopen discussie uit het slop trekken, afleider zijn van een woedeuitbarsting of de geesten rijp maken voor een nieuwe benadering.
Een vergadergroep kan niet zonder nar oftewel iemand die zijn medevergaderaars uitdaagt en aan het denken zet. Laat narrig gedrag in uw vergadering toe, maar pas op voor dwangmatige lolbroeken en geinponems. Snoer ze tijdig de mond met een zwiepende wisecrack. U kunt zo iemand bijvoorbeeld vragen: ‘is dit de wijsheid van een dwaze of de dwaasheid van een wijze’. De tijd die de aangesprokene nodig heeft om de betekenis daarvan te doorgronden, is juist genoeg om een volgende spreker het woord te geven.

Ik ben vaak voorzitter van de algemene ledenvergadering van onze vereniging. Als er een motie tot sluiting van het debat wordt ingediend, moet die motie meteen, zonder dicussie, in stemming worden gebracht. Stel dat die motie wordt gesteund door de meerderheid van de vergadering, wat dan? Er is nog steeds geen besluit genomen. Dit punt dan gelijk ter stemming brengen? Of moeten eerst nog alle voors en tegens worden genoemd? Met het risico dat weer discussie ontstaat.
Als een motie tot sluiting van het debat is aangenomen, kunt u de betreffende conceptbesluiten, voorstellen, amendementen of moties meteen daarna in stemming brengen. U hoeft dan alleen stemverklaringen toe te laten en geen discussies meer.