Door Wilbert van Vree

Artikel verschenen in ZM Magazine, maandblad voor directie en bestuur in de zorg.

Aan het eind van de jaren vijftig was enige tijd het woord reunitis (vergaderziekte) in omloop. Het verwees naar iets nieuws. Er vond in die tijd een onverwacht snelle uitbreiding van het vergaderen plaats in verenigingen en, voor het eerst ook op grote schaal, in arbeidsorganisaties. Een sterk toenemend aantal vergadertaken kwam te liggen op de schouders van een kleine groep, die aldus zwaar te lijden kreeg van de reunitis. Met de opkomst van vergadertrainingen en de verbreiding van meer bedrijfsmatige vergadermanieren is deze ziekte enigszins onder controle gebracht.

Onlangs heeft de reunitis weer toegeslagen, onder meer in de gezondheidszorg. Gelukkig bestaan er nu effectieve remedies tegen deze ziekte. Ze kunnen worden samengevat in drie leefregels.

Geen enkele vergadering is vanzelfsprekend, handel ernaar. Deze regel herinnert ons eraan ons bij elke vergaderprikkel af te vragen: hoe zinvol en noodzakelijk is het om de hele club erover te laten praten? Kan het misschien ook anders, bijvoorbeeld bilateraal, schriftelijk, via email of telefonisch? Strak te structureren thema’s lenen zich uitstekend voor telefonische afhandeling. Bedenk dat vergaderen ŽŽn van de duurste vormen van communicatie is. Reken maar eens uit hoeveel een vergadering per uur kost. Ineffici‘nt vergaderen kost niet alleen onnodig veel geld en tijd, maar kan ook zeer demotiverend zijn. Gebruik vergaderingen waarvoor ze uitermate goed geschikt zijn: elkaar inspireren. De opening van een vergadering is in dit opzicht toonaangevend. Doe daar iets meer mee.

Zoek de juiste vergadervorm voor het juiste doel. Deze regel zet ons aan kritisch na te gaan of de oervergadering – met z’n allen rond een tafel met een kopje koffie – nodig is voor wat we willen bereiken. Vermijd vaste zitplaatsen. Ze bevorderen vaste interactiepatronen en dus sleur. Is het zinnig de vergadering in subgroepen te splitsen. Kunnen we de bijeenkomst het karakter van een workshop geven? Waarom niet eens staande in een kring of aan een hangtafeltje vergaderen? Wissel formeel en informeel overleg geregeld af. Per saldo kan dat veel vergadertijd schelen.

De deelnemers bepalen de kwaliteit van de vergadering. Moet iedereen wel altijd bij elke vergadering en elk agendapunt aanwezig zijn? Heb de moed in te gaan tegen bestaande gewoonten en oude claims. Het uitnodigen van deelnemers per (kluster van) agendapunten kan ook van bijzondere betekenis zijn voor part-timers. Of u deelnemers selectief uitnodigt of niet, het is altijd van het grootste belang een nauwkeurig tijdschema te maken met pauzes, begintijd en niet te vergeten: eindtijd. Confronteer de vergadering met tijdsoverschrijdingen en de consequenties daarvan. Om uw planning te handhaven kan het helpen iemand te vragen om als time-keeper op te treden. Houd lucht in de agenda en bedenk tevoren alternatieve procedures voor het afwerken van niet behandelde punten. Ga niet meteen in op alle zaken, die tijdens de vergadering naar boven komen drijven. Noteer ze op een voorraadlijst.

Gebruik vergaderingen voor teambuilding. Zorg dat elk agendapunt een eigenaar heeft. Deze bepaalt in overleg met de voorzitter wat er van de deelnemers wordt verwacht – advies, idee‘n, meningen, instemming – en hoe(lang) het punt behandeld zal worden. De eigenaar beslist, de voorzitter bewaakt de afspraken en de beleidskaders. Bij afdelingsoverschrijdende zaken bepaalt de voorzitter wie eigenaar wordt. Deze aanpak breekt met het oude, hi‘rarchische vergadermodel en vergroot de betrokkenheid van de deelnemers. Hierbij hoort een voorstelgerichte manier van spreken: adviezen en verbeteringen in de plaats van standpunten en bezwaren. Beslissen wordt een leerproces. Snellere, constructievere en meer plezierige werkwijzen worden mogelijk. Bijvoorbeeld: creativiteitstechnieken gebruiken om oplossingen van een probleem te zoeken. Daarna de meest geschikte oplossing selecteren met behulp van selectieprocedures, die oeverloze discussies over wie gelijk heeft vervangen en voorkomen dat er na veel soebatten tenslotte consensus wordt bereikt over een compromis dat onwerkbaar blijkt te zijn.

Vergaderingen worden voor vele doeleinden gebruikt. In negatieve zin: decreteren, beslissingen traineren, verantwoordelijkheid uit de weg gaan of elkaar jennen. In positieve zin: zoeken naar oorzaken en oplossingen van problemen, draagvlak van besluiten vergroten, anderen om raad vragen en de teamspirit versterken. De kans op een inspirerende vergadering neemt sterk toe als er voor elk probleem dat leidt tot een vergaderprikkel een apart (besluitvormings)proces wordt ontworpen met bijhorende formele en informele vergaderingen. Zo kan bij elk agendapunt precies worden aangegeven hoe het te behandelen en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Geef dit aan met werkwoorden.
De nieuwe methode vergt meer voorbereidingstijd van de individuele vergaderaars. Dat is precies de bedoeling. Een goede voorbereiding is het halve werk.

©Vergaderkundig Bureau Van Vree.
Tel:  020-4120477