De keuze van de (commissie)voorzitter
- Maak een profielschets van een goede voorzitter, die kan dienen als basis bij de selectie van voorzitters.
- Probeer te voorkomen dat de verdeling van de (commissie)voorzittersposten onderdeel wordt van de coalitieonderhandelingen.
- Zorg dat voorzitters tijdig alle informatie beschikbaar hebben die nodig is om de vergadering te leiden (agenda met inhoud, doel en status van punten, tijdsplanning, pauzes enz.).
Kenmerken van een goede vergadering
- Iedere deelnemer kan zijn zegje doen vanuit zijn specifieke verantwoordelijkheid (raadsleden, bestuurders, ambtenaren en burgers).
- Er wordt op maat vergaderd: doel en werkwijze zijn op elkaar afgestemd.
- Discussies en gesprekken zijn boeiend en onderhoudend en duren niet langer dan nodig.
- Sprekers beperken zich tot hoofdlijnen, dwalen niet af, weiden niet uit, herhalen niet.
- Voorzitter verheldert en bewaakt doel, procedure en prettige samenwerking en wordt daarbij zo nodig geholpen door deelnemers.
Vóór de vergadering
- Maak twee agendaversies: één voor vergaderaars, één voor publiek en pers.
- Zorg dat burgers weten wanneer welk onderwerp aan de orde komt en hoe het behandeld wordt.
- Stimuleer ambtenaren om ‘duale’ stukken te schrijven (meer keuzes, alternatieven).
- Voorkom teleurstelling: laat uitgenodigde burgers van tevoren weten wat er wel en niet van hen verwacht wordt.
Tijdens de vergadering
- Hanteer voor alle (commissie)vergaderingen een uniforme aanpak op hoofdlijnen.
- Geef ruimte aan inbreng van burgers, met name in de oriënterende fase van het besluitvormingsproces.
- Vermijd vaste rondjes, wissel de volgorde van sprekers af; gebruik ook eens andere gespreks- en discussievormen.
- Leid elk agendapunt in: waar gaat het over (korte voorgeschiedenis), waarom wordt het nu besproken, wat is het doel, hoe wordt het besproken, hoeveel tijd staat ervoor.
- Sluit elk agendapunt af met conclusies: wat is er besloten, hoe gaat het verder, wat zijn de afgesproken acties en toezeggingen, wat is er blijven liggen.
- Zet kaartjes met gouden tips op de vergadertafels.
- Houd de omgangsvormen van de raad bespreekbaar, bijvoorbeeld door middel van een werkgroep.
- Als de voorzitter het even niet meer precies weet of twijfelt: schorsen!
Na de vergadering
- Maak een doelmatig verslag per agendapunt of type vergadering: besluitenlijst met of zonder geluidsband, kort of woordelijk verslag.
- Vergeet niet burgers die meevergaderd hebben, te informeren over de voortgang.
- Organiseer (af en toe) na de vergadering een ‘borrel’ voor raadsleden en burgers.
- Evalueer regelmatig de vergadering met de voorzitter en/of de deelnemers.