Tekst Daniëlla van ‘t Erve in Onderwijsblad05

Vergaderingen. Ze duren vaak eindeloos, zijn geestdodend en verhogen de werkdruk. Ze zijn nodig, maar het hoeft echt niet zo vaak, het kan sneller en zelfs leuker.

Hij had steevast moeite de agenda bij elkaar te rapen en zag leerkrachten tijdens de vergaderingen hoe langer hoe meer onderuit zakken. Na een discussie over potloden, besloot directeur Jaap Muurling dat het radicaal anders moest. In 2008 maakten op basisschool De Duiventil in Hoorn de wekelijkse vergaderingen voor alle leerkrachten plaats voor korte overlegmomenten met direct betrokkenen over een concreet thema. ‘Miniteams’ doopte Muurling deze bijeenkomsten die leerkrachten op eigen initiatief organiseren. “Het was best spannend of dat echt zou werken”, herinnert Muurling zich, “maar het mooie is dat leerkrachten direct de ruimte pakken als ze die krijgen. Er werden meteen wel twee tot drie miniteams per week georganiseerd.”

Het werkt simpel: wie een onderwerp wil bespreken, zet het in de agenda en kondigt deze aan op het bord in de lerarenkamer. Het overleg duurt maximaal een half uur en iedereen die wil, kan aanschuiven. Zo overlegt de groepsleerkracht met de gymleraar over hoe het buitenspelen aantrekkelijker kan, of maken twee leerkrachten samen een plan om kinderen bij de oudergesprekken te betrekken. Notuleren hoeft niet; alleen de lijst met actiepunten of besluiten moet in de map die voor iedereen toegankelijk is. Muurling: “Het scheelt mij als directeur ongelooflijk veel tijd, omdat ik geen vergaderingen hoef voor te bereiden en er ook niet bij aanwezig hoef te zijn. Via een interne memo breng ik iedereen op de hoogte over welke onderwerpen er besproken worden. Wie er meer over wil weten, kan daar de map op na slaan.”

Afschaffen
Om de acht weken vindt er een bijeenkomst plaats waarin het team kort de onderwerpen van de miniteams bespreekt: hoe staat het er mee en welk onderwerp kan breder worden opgepakt? Muurling ziet alleen maar voordelen. “De betrokkenheid van leerkrachten is groter omdat ze zelf eigenaar zijn van de onderwerpen en oplossingen verzinnen waarmee ze direct verder kunnen. Het afschaffen van de wekelijkse vergaderingen scheelt zeker 480 uur op jaarbasis. Tijd die allemaal ten goede komt aan het primaire proces. Bovendien is deze aanpak veel effectiever: er worden veel meer onderwerpen besproken dan daarvoor, en er blijft geen actiepunt liggen. Zowel de leraren als ik worden er blij van.”

Muurling dacht dan ook dat meer scholen enthousiast zouden zijn, helemaal toen hij met zijn idee de Innovatieprijs won. “We hebben toen veel media-aandacht gehad en ook zelf actief besturen aangeschreven. Het verbaast me dat er zo weinig scholen interesse tonen: in al die tijd zijn slechts twee scholen op bezoek geweest en naar mijn weten heeft niemand het overgenomen. Deze aanpak is niet moeilijk in te voeren. Het enige wat je moet doen als directeur is durven loslaten en alle vertrouwen in je team hebben. Blijkbaar is dat voor veel directeuren nog een stap te ver en houden ze liever vast aan de traditionele manier van leidinggeven.”

Monsterlijk
Inmiddels werkt hij als directeur op een andere school, waar hij de vergadercultuur met zachte hand probeert te doorbreken. Muurling: “Het is lang rustig geweest rond het onderwerp miniteams. Maar nu ben ik in korte tijd al twee keer benaderd om de aanpak uit te leggen. Misschien is de tijd nu rijp om te veranderen?”
Het gaat inderdaad langzaam de goede kant op met de vergadercultuur in het onderwijs, merkt vergaderexpert Wilbert van Vree. In 1994 promoveerde hij op het onderwerp Nederland als vergaderland en richtte hij zijn adviesbureau vergaderwijzer.nl op. “Decentralisatie is de trend: die monsterlijke vergaderingen met tientallen leerkrachten komen al bijna niet meer voor. Er wordt nu hooguit per bouw of afdeling vergaderd”, merkt Van Vree. “Dat dus niet iedereen meer over alles mee hoeft te praten, scheelt een hoop tijd en ergernis.”

Maar het kan allemaal nog veel beter. Van Vree: “Het begint bij de vraag: waarom vergaderen we, en waarom op deze manier? Veel vergaderingen vinden plaats omdat ze nou eenmaal op het rooster staan. Sommigen zien een vergadering als het moment om bij te praten met collega’s, maar daar zijn ze niet voor bedoeld. Een goede voorbereiding is het sleutelwoord. Kijk goed naar welke onderwerpen op de agenda komen. Alles wat niet over het primaire proces gaat, kan ook prima via de mail uitgewisseld worden. En schrap gerust de vergadering als er niets te overleggen valt.”

Actief
De vergadering zelf kan volgens de vergaderexpert bovendien korter en leuker. Zijn credo: niet langer dan een half uur achter elkaar vergaderen en zorg voor interactie. “Net als in een les zul je moeten zorgen dat iedereen geboeid blijft. Dat doe je door iedereen erbij te betrekken. Als je op een bruiloft de bruid moet toespreken, zit je er anders bij dan een gewone gast. Zorg dus dat zoveel mogelijk de deelnemers eigenaar zijn van een onderwerp. Overleg het liefst in kleine groepjes en over onderwerpen die iedereen aangaan. Twintig mensen is veel te veel, dat aantal kun je splitsen in groepjes van drie of vier. Anders zakt het merendeel zodra iets niet relevant is alsnog in bioscoopstand. En dat kost een hoop geld”, rekent Van Vree voor: “Als je met twintig mensen een uur vergadert, ben je zo duizend euro verder.”

Het Van Lodensteincollege in Kesteren besloot twee jaar geleden de vergadercultuur aan te pakken. Het team van de havo/vwo-onderbouw had voorheen elke twee maanden een algemene vergadering. “Er kwamen veel onderwerpen aan de orde die niet iedereen aangingen, je zat er vaak voor spek en bonen bij”, vertelt Mariska van Riessen, docent en sectievoorzitter Nederlands. Inmiddels zijn die vergaderingen vervangen door kort overleg met alleen de mentoren van klas 1, 2 en 3. In totaal zijn er drie groepjes met vijf mentoren, waarvan er een de vergadering leidt. “Als voorzitter stel je samen met je groepsleden de agenda op volgens een duidelijk format. Door al van te voren vast te leggen wie zich over welk onderwerp ontfermt en wat het doel ervan is, betrek je iedereen er actief bij. Ik denk dat we er op deze manier veel meer uithalen.”

Van Riessen is enthousiast over de nieuwe werkwijze. “Doordat je met minder mensen overlegt en het alleen over je eigen klassen gaat, kun je snel stappen zetten. Zo hebben we bij het onderwerp groepsvorming, allerlei aansprekende activiteiten kunnen bedenken die ook goed bleken te werken. Het overleg is ook veel korter dan een algemene vergadering: meestal zijn we met een half uurtje klaar. Desondanks ben je toch veel meer betrokken bij elkaar: je wisselt ervaringen uit en voelt je gezamenlijk verantwoordelijk voor een onderwerp. Voor de teammanager scheelt het tijd, want voorheen zat hij de vergaderingen voor. Nu stelt hij wel de kaders, geven we er zelf invulling aan, die we terugkoppelen. Het is heel prettig om dat vertrouwen te krijgen.”
Niet alle vergaderingen hoeven op die manier op de schop, vindt Van Riessen. “De rapportvergaderingen en leerlingbesprekingen betekenen inderdaad lange dagen op school, maar dat is ook nodig. Aan elke klas wordt veertig minuten besteed, elke leerling is er een en verdient die aandacht ook.”

Vijf vergadertips
• Ga vergaderen in kleine groepjes over relevante onderwerpen die iedereen aangaan
• Vergader kort: maximaal half uur achter elkaar.
• Zorg dat het boeiend blijft door te kiezen voor afwisselende werkvormen en locaties: ga samen wandelen of lunchen.
• Sluit agendapunten af met: wie doet wat wanneer?
• Vervang de rondvraag door ‘indienen agendapunten volgende keer’.

Door Annette Posthumus
Gepubliceerd in De Volkskrant

Van conciërge tot aan directeur: vergaderen doen we allemaal. En niet zo’n klein beetje, ook. Leidinggevenden vullen er vijftig tot bijna honderd procent van hun tijd mee: onderhandelen, informatie uitwisselen, problemen oplossen en besluiten nemen. Al dat vergaderen in Nederland kost aan bruto loon 60 miljard euro per jaar: 30 miljard aan het vergaderen zelf, 16 miljard aan voorbereiden en 14 miljard aan reizen. Dat blijkt uit onderzoek van Wilbert van Vree, directeur gevaar van de vergaderwijzer.nl. Hij schreef een vergaderwijzer voor ‘alle voorzitters van Nederland’.

Volgens Van Vree wordt er een hoop tijd en energie verspild aan verkeerd vergaderen. Een vergadering hoeft niet saai en inefficiënt te zijn. Als de voorzitter maar een aantal belangrijke zaken voor ogen houdt. Een van de belangrijkste is: een goede voorbereiding. Van Vree: ‘De voorzitter is als het ware eigenaar van de vergadering. Hij bepaalt wie er aanwezig zijn, waar
en wanneer de vergadering wordt gehouden en selecteert de onderwerpen. ‘De voorzitter maakt de deelnemers van de vergadering eigenaren van de agendapunten, zodat hij of zij zich tijdens de vergadering kan concentreren op de gespreksleiding en het bewaken van het algemene beleid.’

Ook belangrijk: het doel van de agendapunten moet duidelijk zijn. ‘Vergaderen omdat je dat nu eenmaal altijd op dinsdagochtend doet, is niet zinvol,’ aldus Van Vree. Iedereen moet aan het begin van de vergadering weten wat er bereikt moet worden. ‘Een voorzitter moet duidelijk zijn. Hij zegt bijvoorbeeld dit besluit is genomen en nu gaan we bespreken hoe we het gaan uitvoeren; ik wil weten of jullie problemen zien en hoe we die gaan oplossen.’ Zodat er niet vergaderd wordt alsof de beslissing nog open ligt. Iets wat nog heel veel voorkomt, aldus Van Vree.

Een goede voorzitter is in staat tijdens de vergadering mensen die veel aan het woord zijn op een nette manier af te kappen, voorkomt twee-gesprekjes en weet verlegen of stille deelnemers te stimuleren om mee te praten. Tevens houdt hij de tijd in de gaten. Aan het eind van de vergadering weet de voorzitter duidelijk te maken wat het `resultaat’ is: wat is er afgesproken; wie gaat het doen en wanneer moet het klaar zijn. Van Vree: ‘Het succes van een vergadering hangt voor een belangrijk deel af van de voorzitter.’ Maar andersom geldt dat ook, want, zo weet van Vree: ‘Uiteindelijk komen alleen degenen die het beste kunnen vergaderen en voorzitten aan de top.’