rtikel verschenen in VVO Magazine, maandblad van de vereniging voor het management in het Voortgezet Onderwijs

Vergaderingen leveren een substanti‘le bijdrage aan de (over)belasting van leraren en schoolleiders. Schoolleiders besteden vaak de helft of meer van hun werktijd aan vergaderen. ‘Niets aan de hand, dat is hun werk’, kan men zeggen. Maar wat te denken van het feit dat tal van leraren tenminste een derde van hun werktijd buiten de lesuren doorbrengen in werkgroepen, projectgroepen, commissies, vergaderingen van klasseleraren, medezeggenschapsraden en dergelijke. Al dit samenzijn kost niet alleen veel tijd, maar ook veel energie. Slagvaardiger en doelmatiger vergaderen kan helpen overbelasting en demotivatie in het onderwijs terug te dringen.

Leren vergaderen

Niemand wordt als vergadertijger geboren. Vergaderen leert men gaandeweg. In Nederland begint men er vaak al mee op de basisschool. Daar leren kinderen in kringgesprekken om beurten te praten, hun vinger op te steken als ze iets willen zeggen, elkaar te laten uitpraten, op hun stoel te blijven zitten, op een constructieve manier met en over elkaar te spreken, een gezamenlijke activiteit te plannen en afspraken te maken. Het leerproces dat daar begint, is nooit voltooid. Velen zetten hun eerste schreden op het volwassen vergaderpad tijdens hun middelbare-schoolperiode of tijdens hun studie. Een volgende belangrijke stap in de vergadercarri‘re wordt gezet als men gaat werken en de studentikoze palavers worden verruild voor meer serieuze en formele werkbijeenkomsten.
In de loop van het werkend bestaan ontwikkelt men vervolgens zijn vaardigheden op dit terrein verder. Men leert in de praktijk door schade en schande of door gedragingen over te nemen van meer ervaren vergadertijgers.

Maar soms zijn er voor de vergaderproblemen die zich voordoen geen pasklare oplossingen voorhanden. De veranderende samenleving stelt ons soms voor nieuwe vergaderproblemen, waarvan de oplossing ons dwingt onze vergadermanieren en -gewoonten bij te stellen.

Kwantiteit verminderen

Het managen van een moderne school met steeds meer en steeds mondiger collega’s, leerlingen en ouders vereist geregeld overleg, gezamenlijke idee‘nontwikkeling, planning en afstemming. Hierbij doet zich het risico voor van een ongewenste proliferatie van vergaderingen. Vergaderingen dienen uiteenlopende doelen, vari‘rend van het spreken en afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst tot het aanknopen van sociale contacten, het uitwisselen van roddels en het ontlopen of afschuiven van verantwoordelijkheden. Wat kunnen allemaal – verborgen – redenen zijn om de agenda’s weer eens te trekken. Wat valt hieraan te doen?

Over het algemeen kan men zeggen dat vergaderingen overbodig zijn, als ze gebruikt worden om orders uit te vaardigen, standpunten en bezwaren naar voren te brengen, beslissingen erdoor te jassen en elkaar te jennen. Als ze daarentegen gebruikt worden voor het uitwisselen van informatie, het oplossen van problemen, het reguleren van conflicten, het geven van feedback en het inspireren van elkaar, kunnen ze doelmatig en inspirerend zijn.

Het is raadzaam om tevoren per agendapunt nauwkeurig aan te geven wat er van de deelnemers verwacht wordt. Bijvoorbeeld: gezamenlijke studie, idee‘nontwikkeling, informeel samenzijn, uitwisselen van informatie, verkennen van problemen, adviseren over besluiten, beoordelen en ondersteunen van besluiten. Dit sluit misverstanden uit en maakt een degelijke voorbereiding en tijdsplanning mogelijk.
Andere remedies tegen een ongebreidelde toename van vergadertijd zijn simpelweg deze: minder vaak vergaderen, korter vergaderen en strak tijdmanagement.
Dat een dergelijke reductie van vergadertijd leidt tot toename van informeel overleg in de vorm van bilateraaltjes en kroegoverleg is niet erg. Integendeel. Vele zaken zijn gediend met een informelere behandeling door de direct betrokkenen. Op deze wijze kunnen ook de parttimers beter ge•nformeerd worden en meer betrokken raken zonder vermoeiende avondvergaderingen.

Kwaliteit verbeteren

Overmatig en ineffici‘nt vergaderen is niet alleen ŽŽn van de duurste manieren van communiceren, maar ook een psychische en sociale belasting. Minder vergaderen lukt alleen als tegelijk de strijd wordt aangebonden met euvels, zoals een slechte voorbereiding, debatteren of eindeloos discussi‘ren, stokpaardjes berijden en uitweiden, gebrek aan leiding en tijdmanagement, veelvuldige interrupties en het niet naleven van afspraken. Dergelijke kwaden zijn goed te bestrijden.

Begin bij de voorbereiding en de uitnodiging.
De deelnemers bepalen de kwaliteit van de vergadering. Vraag u daarom telkens weer kritisch af wie bij welke vergadering of elk agendapunt aanwezig dienen te zijn. Heb de moed oude gewoonten en claims te trotseren. Met een groep van meer dan acht personen zijn de vergadermogelijkheden beperkt tot presenteren, brainstormen, onderzoeken. Voor besluitvorming is een groep van vijf tot zeven personen beter. Het uitnodigen van deelnemers per (kluster van) agendapunten kan ook van bijzondere betekenis zijn voor parttimers.
Of u deelnemers selectief uitnodigt of niet, het is sowieso van groot belang tevoren een nauwkeurig tijdschema te maken inclusief pauzes, begintijd en niet te vergeten: eindtijd. Confronteer de deelnemers met tijdsoverschrijdingen en de consequenties daarvan. Om uw planning te handhaven kan het helpen iemand te vragen om als time-keeper op te treden. Houd lucht in de agenda en bedenk tevoren alternatieve procedures voor het afwerken van niet behandelde punten. Ga niet meteen in op alle zaken, die tijdens de vergadering naar boven komen drijven. Noteer ze op een voorraadlijst.

Teambuilding

Met de voortgaande communicatietechniek en de groeiende complexiteit van arbeidsorganisaties worden nieuwe vergadermanieren mogelijk en nodig. Deze dienen aan te sluiten bij de tendens tot verkleining van machtsverschillen binnen organisaties en een groter beroep te doen op het eigen initiatief en de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemers. De vraag is hoe u een vergadering zo kunt organiseren dat het proces van teambuilding wordt ondersteund en versterkt.

Een interessante uitwerking van deze vraag is het concept ‘deelnemers eigenaren van agendapunten maken’. Uitgangspunt is dat elk agendapunt een eigenaar heeft, die beslissingsbevoegd is. Dat is degene die ook buiten de vergadering verantwoordelijk is voor het aspect van werkproces dat aan de orde is. De eigenaar ontwerpt voor de oplossing van zijn probleem een besluitvormingsproces waarbij hij aangeeft welke formele en informele vergaderingen hij nodig acht en wat hij daarin van zijn collega’s verwacht. Dit gebeurt met behulp van werkwoorden als adviseren, informeren, alternatieven ontwikkelen, selecteren, feedback geven. De eigenaar beslist, de voorzitter bewaakt de spelregels en de beleidskaders. Bij afdelingsoverschrijdende zaken bepaalt de voorzitter-leidinggevende wie eigenaar wordt. Bij deze aanpak hoort een manier van samenspreken, waarbij adviezen, voorstellen en verbeteringen de plaats innemen van oordelen, standpunten en bezwaren.