Iedereen die overweegt een overleg te organiseren of daarvoor wordt uitgenodigd dient zich af te vragen: is het echt nodig, wie moeten erbij zijn en moet ík er bij zijn. Bij deze keuze kan de onderstaande beslissingsboom je wellicht helpen.

Initiatiefnemers van overleg

• Als je een overleg organiseert, denk dan eerst na over de volgende twee vragen:
  • Wat wil je precies bereiken?
  • Wat verwacht je van de diverse deelnemers?
• Communiceer je antwoorden op deze vragen via een vergaderagenda, zodat de genodigden het nut en de zin van hun aanwezigheid kunnen bepalen.
• Geef op de vergaderagenda aan waarover de deelnemers van tevoren moeten nadenken.
• Als je mensen uitnodigt of een meeting inplant in hun agenda, vraag dan altijd om een expliciete bevestiging van deelname. Zo voorkom je nodeloos wachten op mensen die blijken hun prioriteit elders te hebben gelegd.
• Plan in de outlookagenda van de genodigden niet de ene vergadering direct na de andere, maar laat er ruimte tussen.
• Nodig deelnemers alleen uit voor dat deel van het overleg waarvoor ze onmisbaar zijn; laat ze geen getuige zijn van onderdelen waar ze geen bijdrage aan kunnen leveren.

Genodigden van overleg

• Sta erop een geannoteerde agenda te ontvangen.
• Ga niet naar een overleg als je je inbreng ook kunt doorbellen en bel niet als je het ook kunt mailen.
• Wees niet bang in discussie te gaan als je vindt dat je aanwezigheid niet echt nodig is.
• Laat niet elk leeg half uurtje in je agenda vol plannen met overleg.

Tijdens het overleg

• Bij vergaderingen met veel nieuwe deelnemers: houd meteen na aanvang een rondje, waarin ieder kort aangeeft waarom hij/zij erbij zit en wat men van hem/haar kan verwachten. Hiermee voorkom je misverstanden en teleurstellingen.
• Vat aan het eind van elk agendapunt alle gemaakte afspraken en afgesproken acties samen: wat, wie, wanneer. Deze aanpak helpt enorm om resultaatgericht te blijven en zou getatoeëerd moeten zijn in de hersenen van elke voorzitter.